Intelligente Prozessoptimierung

Maximale Wirkung durch Kombination verschiedener Blickwinkel

Die meisten unternehmensinternen Abläufe entwickeln sich über die Zeit durch externe oder interne Einflüsse in eine ungewollt negative Richtung.

Externe Einflüsse können durch Markt- und Wettbewerb, durch gesellschaftliche Veränderungen wie z.B. demografische Effekte oder auch durch politische Ursachen wie Gesetzesänderungen bestimmt sein. Interne Einflüsse, wie etwa die Anpassung von Organisationsstrukturen, das Verlegen von Standorten, die Entwicklung neuer Produkte, die Vermarktung in neuen Geschäftsfeldern etc., wirken gleichermaßen beeinflussend auf die bestehenden Unternehmensprozesse.

Die Praxis zeigt, dass in aller Regel an genau der Stelle, an der die laufenden Prozesse am intensivsten leiden, entsprechende Optimierungsprojekte formuliert werden. Sehr häufig werden in diesem Kontext konkrete IT-Projekte definiert, um an diesen „Prozesswunden“ direkt und unmittelbar anzusetzen.

Begleitend, mitunter auch im Vorfeld, finden Beratungsleistungen zur Prozessoptimierung statt. Aber sind diese immer zielgerichtet und intelligent? Wir erleben in unserer täglichen Arbeit, dass dies nicht der Fall ist. Entscheidend ist, dass die anstehende Optimierung notleidender Prozesse aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet wird, um so eine 360°-Sicht auf die Gegebenheiten zu erhalten. Die FREIHAFEN IT GmbH kombiniert bei ihrem Beratungsansatz folgende grundlegende Themenfelder.

Die übergeordnete Zielsetzung verstehen und vermitteln

Mehr als 80% der durchgeführten IT-Projekte geraten in Schieflage, weil die übergeordnete Zielsetzung des Vorhabens nicht oder nur in Teilen bekannt ist und somit wenig beachtet wird. Häufig sind zwar zu erreichende Messgrößen (sogenannte KPIs) bekannt, diese sind aber in der Regel sehr fachlich bzw. technisch definiert. Selbst bei Erreichen der Zielgrößen ist nicht zwingend auch das übergeordnete Ziel getroffen. Bevor wir einen Beratungsauftrag annehmen, erstellen wir eine Stakeholder-Analyse, sprechen mit dem C-Level Management und schreiben die formulierten, übergeordneten Ziele verbindlich fest. Im Laufe der Beratung kommunizieren wir diese Ziele wiederholt in das Projektteam.

Die Menschen als Teil und Treiber der Prozesse einbinden

Das Modellieren geradliniger Abläufe und/oder das Einsetzen rationalisierender IT-Technik sind elementare Bausteine für eine erfolgreiche Prozessoptimierung. Aber ohne die beteiligten Menschen, welche diese Prozesse mit Leben erfüllen, kann eine Optimierung niemals erfolgreich erreicht werden. Wir hinterfragen im Rahmen unserer Beratung immer, wem am Ende die Optimierung nützt, wer davon positiv oder negativ betroffen ist und wer die Vorteile einer optimierten Prozesslandschaft proaktiv im eigenen Unternehmen vermitteln kann. Insbesondere bei Veränderungen der Aufbauorganisation, die zwangsläufig eine Anpassung der bestehenden Prozesse nach sich ziehen, stehen Ängste und Sorgen um den Arbeitsplatz sowie Bedenken, den neuen Anforderungen an die eigene Arbeit nicht gerecht zu werden, im Vordergrund. Eine ablehnende Haltung der Menschen gegenüber allen Veränderungen wird sichtbar. Um letztlich erfolgreiche Prozessoptimierung durchführen zu können, ist zunächst diese Barriere aus dem Weg zu räumen. Die FREIHAFEN IT GmbH hat eigens für diese Aufgabenstellung eine Beratungsmethode namens PRooPTORG entwickelt, um die Kluft zwischen Management und Belegschaft zu überbrücken und so eine vernünftige Ausgangsbasis für die anstehende Prozessoptimierung zu schaffen.

Die „Ende zu Ende“-Betrachtung durchführen

Prozesse nur an den Stellen zu optimieren, die augenscheinlich defizitär sind, bedeutet die Symptome zu behandeln und nicht die gesamten Ursachen zu ermitteln. Um das Optimierungsvorhaben in der zu erwartenden Wirkung einschätzen zu können, müssen wir die untersuchten Prozesse „end-to-end“ betrachten. Wir setzen in unserer Beratung einen Schwerpunkt darauf, zu verstehen, welche Abläufe rund um die zu optimierenden Teilprozesse einen direkten oder indirekten Einfluss haben. Wir gehen gemeinsam mit dem Auftraggeber durch die gesamten Prozessinstanzen von Anfang bis Ende und untersuchen auch, welche weiteren Prozesse im Unternehmen in die Betrachtung einzubeziehen sind. Wenn wir beispielsweise bei einem Auftraggeber den wertschöpfenden Prozess „Verkauf“ optimieren wollen, betrachten wir nicht nur diesen in Gänze, sondern schauen uns auch die umliegende Prozesslandschaft an wie etwa den Einkaufsprozess oder den Produktionsprozess, da es hier klare Wechselwirkungen gibt.

Die Anforderungen im Kontext erfassen

Die Praxis zeigt, dass die aufgenommenen Anforderungen für anstehende Optimierungsprojekte sehr stark auf das im Fokus stehende Thema eingeschränkt werden. In aller Regel sind dies fachliche und technische Anforderungen, um mithilfe geeigneter IT-Systeme eine Prozessoptimierung zu erreichen. Diese Anforderungen zu erheben ist nicht falsch, nur deutlich zu wenig. Jede fachliche und technische Anforderung steht in einem größeren Kontext, den wir im Rahmen unserer Beratung in der Breite ermitteln. Nicht selten stoßen wir dabei bereits im Vorfeld konkreter Projekte auf Situationen, die bei Betrachtung des Kontextes final nicht in der geplanten Weise umsetzbar sind. So können beispielsweise geplante Softwareoberflächen nicht wie technisch sinnvoll umgesetzt werden, da die Nutzergruppen, der Datenschutz und die Revision davon abweichende Forderungen stellen. Oder die Wahl des geeignetsten Softwareherstellers für die geplante Automatisierung wird durch die übergeordnete Einkaufspolitik negiert.

Die möglichen Einflussfelder im Auge behalten

Beratung zur Prozessoptimierung bedeutet für uns nicht nur, mit unseren Erfahrungen und Expertisen herauszuarbeiten, welche Schritte für eine Verbesserung der Abläufe sinnvoll und notwendig sind. Ergänzend dazu legen wir großen Wert darauf zu analysieren, welchen Einflüssen eine Umsetzung der empfohlenen Maßnahmenpakete unterliegen kann. Durch entsprechendes Risikomanagement bei der Projektleitung können wir so mögliche Stolpersteine bereits im Vorfeld identifizieren und mit entsprechenden Maßnahmen minimieren, mitunter auch erfolgreich vermeiden.

Wir betrachten bei unserer Beratungsarbeit unternehmensinterne Einflüsse wie u.a. übergeordnete Unternehmensleitbilder, Unternehmensrechtsformen, Managementvorgaben, Vorgaben aus anderen Prozessen, organisatorische Gegebenheiten, lokale Besonderheiten, vorhandene IT-Landschaft und deren Datenstrukturen, technologische Aspekte betroffenen Anwendungen und Nutzergruppen, die darin arbeiten u.v.m.

Ferner arbeiten wir gemeinsam mit unseren Kunden mögliche externe Einflüsse auf das anstehende Optimierungsvorhaben heraus. Dazu gehören u.a. gesellschaftliche und politische Aspekte, Umweltfaktoren, Wettbewerbs- und Marktszenarien, verändertes Endkundenverhalten u.v.m.

Die Organisation berücksichtigen

Viele Beratungshäuser fokussieren sich bei ihrer Arbeit auf die Personen in der Auftraggeber-Organisation, welche die Beratungsleistung unmittelbar beauftragen.

Die FREIHAFEN IT GmbH geht hier einen anderen Weg. Auch für uns steht die beauftragende Stelle im Fokus, wir binden jedoch in unsere Beratung zwei weitere wichtige Personengruppen aktiv ein. Zum einen das Top-Management, um die Zielsetzung korrekt zu verstehen und die uneingeschränkte Rückendeckung zu erhalten, sowie um ein Eskalationsgremium zu installieren. Zum anderen all die Personen in der Organisation, die direkt oder indirekt von einer Prozessoptimierung betroffen sind.

Sehr häufig finden wir historisch bedingte Kommunikations- und Kooperationsprobleme zwischen einzelnen Organisationseinheiten vor, meist zwischen IT-Abteilung und Fachabteilungen. Um bereits in der Analysephase anstehender Prozessoptimierung alle Beteiligten mitzunehmen und auf eine gemeinsame, proaktive Mitarbeit einzuschwören, stellen wir die Rollen des Mediators und Moderators bereit. Wenn wir den Eindruck gewinnen, dass eine erfolgreiche Verbesserung der Abläufe auch durch Veränderung oder Anpassung der bestehenden Aufbauorganisation erreicht werden kann, arbeiten wir das gemeinsam mit dem Auftraggeber heraus.

Die optimale Methode in der Beratung wählen

Die FREIHAFEN IT GmbH ist nicht festgelegt auf eine dedizierte Beratungsmethode. Die jeweilige Situation beim Auftraggeber bestimmt den bestmöglichen Weg. Wir bieten die klassischen Projektmanagement-Methoden durch zertifizierte Mitarbeiter oder gehen situativ und agil vor. Wir haben mit unserer PRooPT-Familie eine eigene Beratungsmethode entwickelt, die sowohl die meisten Blickwinkel in der Prozessberatung abdeckt als auch eine Mischung aus strukturierter und agiler Vorgehensweise enthält. Gleich welchen Ansatz wir verfolgen, Sie erhalten regelmäßig Auskunft über den jeweiligen Stand der Qualität, des Budgets und der erfolgten Beratungszeit.

Das Beratungs- und Umsetzungs-Know-how aktuell halten

Der Treibstoff für den Motor der optimierten Prozessberatung ist das nachhaltige Wissen des Beraters, kombiniert mit dessen Erfahrungen. Unsere Senior-Berater nutzen ihre zum Teil jahrzehntelange Berufserfahrung und kombinieren diese mit dem sehr aktuellen Ausbildungswissen der Junioren zu einem schlagkräftigen Gesamtpaket. Jeder Berater der FREIHAFEN IT GmbH bildet sich aktiv und ständig weiter. Dabei studieren wir intensiv Marktgegebenheiten, Technologietrends und dediziertes Portfolio-Wissen. Über regelmäßige interne Veranstaltungen und durch die Nutzung einer zentralen Wissensdatenbank tauschen wir Wissen und Know-how in der FREIHAFEN IT GmbH untereinander aus.

Für spezielle Themenbereiche bieten wir darüber hinaus Mitarbeiter mit entsprechendem Tiefenwissen. Dies können spezielle technische oder technologische Felder oder Management- und Methodenkompetenzen sein.

Fazit

Intelligente Prozessoptimierung bedeutet für uns, gemeinsam mit unseren Auftraggebern einen 360°-Blick auf die anstehenden Prozessschritte zu entwickeln und dabei immer anzubieten, auch bei der entsprechenden Umsetzung zur Optimierung eine verantwortliche Rolle einzunehmen. Damit der Auftraggeber einen ersten Eindruck bekommt, in welcher Weise, mit welchen Methoden und mit welchen Aussichten eine Beratung durch die FREIHAFEN IT GmbH erfolgt, bieten wir eine klar kalkulierbare Voruntersuchung zum Festpreis an, ein Angebotspaket namens PRooPTSTART.

PRooPT

Praxisorientierte Beratungsmethoden mit dem 360°-Blick

Die Optimierung von Unternehmensprozessen ist ein äußerst komplexes Vorhaben. Um die dafür bestmöglichen Umsetzungsschritte zu analysieren und zu empfehlen, reicht ein standardisiertes Vorgehen in der Prozessberatung nicht aus.

Die FREIHAFEN IT GmbH hat daher neben den Erfahrungen und dem Know-how seiner Mitarbeiter eigene Beratungsmethoden entwickelt und in der PRooPT-Familie zusammengefasst. Der Name steht für den Anspruch einer intelligenten Prozessoptimierung.

Dabei kombinieren wir bestimmte methodische aber sehr praxisorientierte Ansätze mit den erforderlichen Inhalten einer ganzheitlichen Beratungsweise. Die PRooPT-Beratungsmethoden begleiten die Berater der FREIHAFEN IT GmbH bei der Analyse der Istzustände, bei der Aufnahme kontextbezogener Anforderungen, bei den Handlungsempfehlungen der Sollzustände und letztlich auch bei der Umsetzung der ermittelten Optimierungsaufgaben.

PRooPT ^START-Methode

PRooPT ^START ist ein speziell entwickeltes Beratungspaket der FREIHAFEN IT GmbH, das wir zeitlich sehr kompakt und zum Festpreis direkt beim Auftraggeber vor Ort umsetzen.

Wir betrachten dabei ausgesuchte innerbetriebliche und wertschöpfende Prozesse mit dem Ziel, erste grobe Potenzialfelder beim Auftraggeber zu identifizieren, welche durch Prozessoptimierung und/oder Rationalisierung belegt werden können. Aufbauend darauf schaffen wir in den Folgeprojekten durch die Umsetzung der priorisierten Handlungsfelder sichtbare Mehrwerte für Sie.

Schwerpunkte von PRooPT ^START liegen auf der Betrachtung von Daten und Dokumenten, die in das Unternehmen eingehen, es durchlaufen, dort Folgeprozesse auslösen und entweder im Unternehmen verbleiben, oder angereichert mit weiteren Informationen das Unternehmen wieder verlassen. Eine entsprechende Dokumentation der Handlungsempfehlungen und – sofern möglich – erste Abschätzungen notwendiger Aktivitäten zur Erreichung von Verbesserungen sind Bestandteil des Pakets.

Das Beratungspaket PRooPT ^START mit der Investitionssicherheit durch Festpreis beinhaltet:

• 1-2 Tage Vorortpräsenz durch zwei FREIHAFEN-Berater
• Reisezeiten und Reisekosten im Festpreis enthalten (gilt für Auftragsorte innerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz)
• Grobe Betrachtung der innerbetrieblichen und wertschöpfenden Prozesse 
• Schwerpunkte bilden dokumentengebundene Prozesse 
• Identifikation erster grober Optimierungs- und Rationalisierungsfelder 
• Erste Abschätzung möglicher Aufwände zur Hebung der Potenziale 
• Erstellung eines Berichts mit Empfehlungen für die nächsten Schritte und für eine Priorisierung der Themen

Die Mitwirkung des Auftraggebers ist für eine erfolgreiche Umsetzung zwingende Voraussetzung. Dazu gehören insbesondere die Bereitstellung kompetenter Gesprächspartner, der (temporäre) Zugang zu IT-Systemen sowie offene und ehrliche Aussagen zu der aktuellen Situation. FREIHAFEN IT GmbH wahrt zu jedem Zeitpunkt die Interessen des Auftraggebers und verpflichtet sich auf den Datenschutz und das Datengeheimnis.

Entsprechende Vereinbarungen werden gemeinsam mit dem Auftraggeber im Vorfeld schriftlich festgelegt.

PRooPT ^PLUS-Methode

PRooPT ^PLUS ist eine speziell entwickelte Beratungsmethodik der FREIHAFEN IT GmbH, die immer dann zur Anwendung gelangt, wenn potenzielle Kunden den Bedarf formulieren, Gesamt- oder Teilprozesse ihres Unternehmens optimieren zu müssen/wollen.

Nicht selten sind dabei die Auslöser dieses Bedarfs bereits begonnene konkrete Umsetzungsprojekte, die sich aber im Verlauf der Projektierung nicht zufriedenstellend entwickeln. Die Vermutung liegt nahe, dass einerseits der Kontext, in dem sich das Vorhaben bewegt, nicht oder zu wenig betrachtet wurde, andererseits Wechselwirkungen mit davorliegenden und/oder nachfolgenden Prozessen das Vorhaben stark beeinträchtigen. Für Auftraggeber häufig Anlass genug, das Gesamtszenario von einer höheren Ebene aus erneut zu betrachten und dabei professionelle Beratungshilfe von außen in Anspruch zu nehmen. Der Beratungsansatz PRooPT ^PLUS orientiert sich „top-down“ unter Einbeziehung aller relevanten Einflussfaktoren, die auf das konkrete Vorhaben einwirken können. Wir stellen den erforderlichen Kontext zu den betrachteten Themen und Anforderungen her. Die Beratung erfolgt in mehreren Stufen (Etappen) unter aktiver Teilnahme des Auftraggebers.

Jede dieser Beratungsetappen führen wir agil durch, das heißt, dass die einzelnen Teilschritte ergebnisoffen sind. In jeder Etappe legen wir den Inhalt und Umfang der nächsten Stufe gemeinsam fest. Jede Etappe starten wir über einen Input und schließen sie mit einem Ergebnis (Output) ab. Am Ende jeder Etappe kann der Auftraggeber das Verfahren auch abbrechen und somit den Aufwand kontrollieren.

Der Beratungsinhalt ist in allen Etappen anwendungs-, prozess- und fachorientiert und nicht primär portfolio-orientiert. Die Beratungstiefe und die Konkretisierung nehmen über die Etappen zwar zu, bleiben aber bis zum Abschluss auf einer deutlich abstrakteren Ebene als die anschließende Fachberatung konkreter Umsetzungs- bzw. Optimierungsprojekte.

Der ganzheitliche Beratungsansatz PRooPT ^PLUS hat den Anspruch, durch intensive Betrachtung der Prozessumgebung entscheidende Abhängigkeiten und kritische Elemente von Projekten bereits im Vorfeld der Projektumsetzung zu identifizieren und zu managen. Die Anforderungen eines konkreten Projektauftrages sind nach der Durchführung einer PRooPT ^PLUS-Beratung von einem Zustand „unreflektiert“ in den Zustand „vorqualifiziert“ weiterentwickelt. Mit PRooPT ^PLUS sorgen wir dafür, dass optimale Voraussetzungen für die späteren Projektziele hinsichtlich Qualität, Zeit und Budget geschaffen werden und eine weitgehende Vorwegnahme potenzieller Störgrößen noch vor dem Projektstart stattgefunden hat.

PRooPT ^ORG-Methode

PRooPT ^ORG ist eine speziell entwickelte Beratungsmethodik der FREIHAFEN IT GmbH, die wir immer dann anwenden, wenn potenzielle Kunden den Bedarf formulieren, nach erfolgten Organisationsänderungen deren Auswirkungen durch externe Hilfe bestmöglich zu managen.

Somit enthält die Methode PRooPT ^ORG sowohl methodische als auch praktische Elemente, die zum jeweiligen Zeitpunkt einzeln oder in Kombination zum Einsatz kommen können.

Die einzelnen Beratungsmodule lassen sich flexibel kombinieren, nicht immer ist die Gesamtmenge aller Module erforderlich. Auch die Reihenfolge und die Intensität der einzelnen Arbeitspakete in diesen Beratungsmodulen passen wir an die jeweilige Gegebenheit an.

Dies hat zur Folge, dass wir die Beratung, Unterstützung und ggf. Prozessoptimierung agil durchführen. Das heißt, dass die einzelnen Teilschritte ergebnisoffen sind. In jeder Etappe legen wir den Inhalt und Umfang der nächsten Stufe gemeinsam fest. Am Ende jeder Etappe kann der Auftraggeber das Verfahren verkürzen oder auch abbrechen und somit die Aufwände kontrollieren.

Der Beratungsansatz PRooPT ^ORG hat den Anspruch, die Beratungselemente so praxisnah wie möglich zu gestalten. Ein abgehobener, wissenschaftlich-theoretischer Anspruch zur Beratung steht nicht im Fokus. Es ist vielmehr eine „best practice“-Beratung, deren Energie aus einer Vielzahl an Berufsjahren und Praxiserfahrungen in den unterschiedlichsten Organisationseinheiten der FREIHAFEN-Berater gezogen wird. Einige der Beratungsmodule enthalten schwerpunktmäßig eine Mediator- bzw. Moderator-Funktion. Es ist somit elementar, dass sich die Auftraggeber über die Zeit der Beratung auf diesen Sachverhalt einlassen und konstruktiv damit umgehen. Die Rahmenbedingungen dieses Beratungsansatzes sind daher vor Beginn des Auftrages sehr genau zu bestimmen und vom Auftraggeber zu genehmigen.

PRooPT-Methoden im Überblick

PRooPT ^START

Prozessoptimierung durch kompakte Erstuntersuchung

Erste Betrachtung der innerbetrieblichen und wertschöpfenden Prozesse zur groben Identifikation von Optimierungs- und Rationalisierungspotenzialen.

PRooPT ^PLUS

Prozessoptimierung durch kontextbezogene Anforderungen

Analyseprojekt als Vorstufe zu konkreten Umsetzungsprojekten zur Ermittlung aller Anforderungen aus dem Projektkontext unter Einbeziehung möglicher Lösungsalternativen.

PRooPT ^ORG

Prozessoptimierung und Unterstützung bei Organisationsveränderungen

Beratung, Unterstützung und Prozessoptimierung bei der Umsetzung und Einführung organisatorischer Veränderungen, sowohl aufbau- als auch ablauforganisatorischer Art.

PRooPT ^PUBLIC

Prozessoptimierung Ausschreibungen im Public Sector

Angewandte Ausschreibungs- und Vergabeberatung für Öffentliche Auftraggeber zur Erstellung der Verdingungsunterlagen als auch für Bieter in dem Zielsegment Public Sector zur Erstellung passender Angebote.

Inputmanagement

Automatisierte Datenverarbeitung 4.0

Das automatisierte Verarbeiten eingehender Papierdokumente stand lange Jahre im Zentrum der Digitalisierungsstrategien von Unternehmen.

Ziel war es, um die personalintensive manuelle Datenerfassung durch Einsatz geeigneter Technologien stark zu reduzieren. Steuerung der Scanner, Bildaufbereitung, automatische Dokumententypbestimmung und schließlich die automatisierte Extraktion von Nutzdaten mittels mehr oder weniger intelligenter OCR-Technologien stellen die Kernfunktionalitäten dieser Inputmanagement Software dar. Erweitert um ganz spezielle Workflow-, Anwendungs- und Fachprüfungselemente entstehen dedizierte IT-Lösungen für sehr spezifische Aufgabenstellungen. Dazu gehören beispielsweise IT-Lösungen zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen, digitale Akten für Verträge, Personal und Debitoren/Kreditoren sowie Posteingangslösungen für ganz spezielle Organisationsformen.

Diese heute noch weit verbreiteten Inputmanagement-Lösungen beruhen in der Regel auf monolithischen IT-Architekturen, die nachträgliche Anpassungen, Erweiterungen und Veränderungen nur mit hohem Aufwand ermöglichen und somit wenig robust gegen derartige Außeneinflüsse sind.

Der Bedarf von Unternehmen und Institutionen des öffentlichen Rechts nach arbeits- und prozessrationalisierenden Technologien hat sich in den letzten 3-5 Jahren drastisch erhöht. Starker internationaler Wettbewerbsdruck, die ersten Auswirkungen des demografischen Faktors in Richtung Fachkräftemangel, die veränderten Arbeitsweisen jüngerer Generationen und die Erfordernis die eigenen Unternehmensprozesse häufiger und in kürzeren Abständen anpassen zu müssen, führen dazu, Automatisierung und Rationalisierung im Rahmen der Digitalisierung neu zu definieren.

Inputmanagement heute verlangt nach einer Datenverarbeitung 4.0. Inputmanagement heute ist mehr als die Aneinanderreihung einzelner Automatisierungstechnologien, ummantelt von monolithischen Strukturen. Inputmanagement heute ist modular, flexibel und prozessorientiert.

Die wesentlichen Elemente moderner Inputmanagement-Lösungen beinhalten das Multikanal-Management, die Prozesssteuerung, Digitalisierungskomponenten sowie die Regelwerke und Fachsteuerung.

Multikanal-Management – alles, was das Herz begehrt

Der Erfolg durchgängiger Digitalisierungsvorhaben beginnt mit der intelligenten Behandlung eingehender Dokumente und Daten. Wir denken dabei in zwei Dimensionen.

Zum einen sind die unterschiedlichen Eingangskanäle für Papier- und elektronische Dokumente/Daten zu managen. Neben der klassischen Digitalisierung von Papierdokumenten (Scanning) sind vor allem die Datenannahme, die Klassifikation und das intelligente Routing eingehender elektronischer Dokumente zu organisieren. Um eine möglichst hohe Automatisierungsrate bei der Verarbeitung von E-Mails, Faxen, Einträgen über Webportale, Audionachrichten, Chats und Videos zu erreichen, müssen hohe Ansprüche an die Technologien gestellt werden.

Zum anderen sind über das Multikanal-Management organisatorische und prozedurale Sollzustände zu erreichen. Unternehmen legen fest, ob dezentrale oder zentrale Unternehmensstrukturen abgebildet werden oder gar personalintensive Arbeitsschritte gänzlich ausgelagert werden sollen.

Es bedarf professioneller Beratung, um die erfolgversprechendste Kombination von erforderlicher Funktionalität zur Verarbeitung unterschiedlicher Medien über unterschiedliche Eingangskanäle mit den zu erreichenden Arbeitsabläufen in der gewählten Zielorganisation zu bestimmen. Wir beraten Sie gerne, sprechen Sie uns an!

Prozesssteuerung – dynamisch, robust und flexibel

Moderne Inputmanagement-Lösungen vermeiden gekapselte Funktionalität und proprietäre Schnittstellen. Entscheidend ist, die Dokumente und Daten bei ihrer Reise durch die Prozesse flexibel zu steuern und zu überwachen. Änderungen in der Organisation und damit verbundene Prozessanpassungen müssen ohne großen Aufwand technologisch nachgezogen werden können. Ebenso sind angedachte Stufenpläne zur schrittweisen Einführung prozessoptimierender Technologien durch die geeignete Wahl der Workflowbasis zu ermöglichen. Dies alles gelingt mittels standardisierter und prozessorientierter Workflow-Engines, welche über den Gesamtprozess vom Dokumenteneingang über die Fallbearbeitung bis zum Dokumenten- und Datenausgang wirken. Idealerweise werden derartige Workflowprodukte kombiniert mit entsprechenden „Process Intelligence (PI)“-Technologien. Über Dashboards können dabei die Abläufe visualisiert, angepasst und ausgewertet werden.

FREIHAFEN berät Sie gerne über die für Ihre Ansprüche passenden Produkte am Markt.

Digitalisierungskomponenten – ohne geht es nicht

Selbstverständlich sind die Technologien zur automatisierten Bildbearbeitung, zur Dokumentenklassifizierung, zur Nutzdatenextraktion und zum Routing in die IT-Systeme nach wie vor elementare Bausteine einer wirkungsvollen Inputmanagement-Lösung.

Allerdings werden die einzelnen Funktionen nicht länger in ein abgeschlossenes, von außen nur schwer zugängliches IT-Komplettsystem integriert, sondern in Form modularer Microservices in freie Workflow-Engines eingebunden. Damit können die einzelnen Technologie-Module mehrfach und an unterschiedlichen Stellen im Prozess ihre Arbeit aufnehmen. Die Unternehmensorganisation und die zugehörenden Unternehmensprozesse geben die Auswahl und Anordnung der Digitalisierungskomponenten vor. Die Zeiten, als sich Unternehmen nach den Möglichkeiten und Gegebenheiten angebotener Technologie anzupassen hatten, sind vorbei.

FREIHAFEN zeigt Ihnen mit Erfahrung auf, welche Technologien von welchen Anbietern am Markt zu Ihren Anforderungen passen.

Regelwerke und Fachsteuerung – große betriebswirtschaftliche Hebel umlegen

In den 1990er und 2000er-Jahren waren die Unternehmen primär bestrebt, mittels Inputmanagement-Lösungen manuelle Tätigkeiten zu automatisieren, die keine größere Anforderung an die Qualifikation des Personals haben. Hierzu gehören Aufgaben wie reine Datenerfassung, Ablage in Archiven oder das Sortieren eingehender Briefpost.

Heute sind diese Unternehmen gezwungen, ihre wertschöpfenden Prozesse wettbewerbsfähiger zu gestalten. Höhere Qualität der Arbeit, kürzere Bearbeitungszeiten, schnellere Auskunftszeiten und geringere Prozesskosten müssen erreicht werden. Technologisch wird dieses Anliegen in zwei Richtungen unterstützt. Zum einen mit Technologien, die höherqualifizierte Sacharbeit automatisieren können und zum anderen mit Technologien, die bestimmte Arbeitsschritte auf Basis vorgehaltener Regeln und Kenngrößen vollautomatisch erledigen. In diesem Fall spricht man von der sogenannten „Dunkelverarbeitung“.

Digitale Regelwerke und automatische Fachsteuerungen ermöglichen diesen Rationalisierungshub, indem die aus der Digitalisierung kommenden Daten ohne manuelle Validierung direkt in robotergesteuerte Prozessautomatisierungsmodule (Robotic Process Automation, RPA) übertragen werden und dort bei Überschreiten der dort hinterlegten Mindestanforderungen die Steuerung der Fachprozesse vollautomatisch durchführen. Dazu gehören beispielsweise die automatische Generierung von E-Mail-Antworten, die vollautomatische Vorqualifikation eingehender Tickets, die automatisierte Begleitung von Bestellprozessen, die automatische Freigabe von Eingangsrechnungen und vieles mehr.

FREIHAFEN steht Ihnen mit Rat und Tat zur Seite, wenn Sie sich entscheiden die automatisierte Datenverarbeitung 4.0 zu starten.

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung
(Robotic Process Automation, RPA)

Der demografischen Herausforderung begegnen

Die Verarbeitung ein- und ausgehender Dokumente, Telefonate und Einträge auf Web-Portalen sowie die damit verbundene Sachbearbeitung ringen den Unternehmen auch noch im 21. Jahrhundert eine enorme Menge manuell durchzuführender Arbeitsschritte ab.

Hoher internationaler Wettbewerbsdruck sowie der mit der demografischen Entwicklung einhergehende Fachkräftemangel treiben die Firmen in Digitalisierungs- und Optimierungsprojekte, um so mit entsprechender IT die anfallende Arbeit zu automatisieren. Längst gehören das Digitalisieren eingehender Papierdokumente, die automatische Klassifizierung unterschiedlicher Dokumententypen und das intelligente, plausibilitätsgeprüfte Auslesen von Nutzdaten zur Standardausrüstung der meisten Unternehmen. Viele Firmen haben darüber hinaus komplette Geschäftsprozesse wie etwa die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung mit dafür maßgeschneiderten IT-Lösungen umgesetzt.

Der daraus entstehende Rationalisierungseffekt ist durchaus sichtbar, allerdings wirkt er häufig an der falschen Stelle. Durch die eingesetzten IT-Lösungen werden primär einfache Arbeitsschritte automatisiert, wie etwa das Erfassen von Grunddaten. Eine Entlastung höherqualifizierter Arbeitskräfte erreicht man damit allerdings nur in geringem Maß.

Qualifiziertes Fachpersonal wird vornehmlich bei der eigentlichen Fallbearbeitung (z.B. Abwicklung von Schadensmeldungen in der Versicherungsbranche), bei den Prüf- und Genehmigungsvorgängen und bei der prozessübergreifenden Gestaltung der Abläufe einzelner Verfahren benötigt.

Um dieser Herausforderung zu begegnen, entwickelt der Markt entsprechende Technologien, die hier greifen sollen. Die zwei wesentlichen Entwicklungstrends gehen zum einen in die Bereitstellung standardisierter Prozessautomatisierungs-Software (sogenannte BPMN-Prozess-Engines) und zum anderen in die Vermarktung von robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA).

Die Prozess-Engines dienen vornehmlich dem flexiblen, standardisierten und automatisierten Ablauf von Unternehmensprozessen, wobei die Ausgestaltung der einzelnen Arbeitsschritte sehr modular und offen gestaltet wird. Die Zeiten monolithischer IT-Systeme, die nur Teile von Unternehmensprozessen abdecken und auf Veränderungen extrem unflexibel reagieren, sind vorbei. Prozess-Engines bilden auf Basis des internationalen PPMN-Standards das technische Rückgrat einer durchgängigen Prozessautomatisierung.

Einen deutlichen Schritt weiter in Richtung Automatisierung fachlicher Arbeitsschritte geht die robotergesteuerte Prozessautomatisierung RPA. Dabei werden primär zwei Wirkungsrichtungen angepeilt.

Zum einen werden mittels RPA-Logik bestimmte Arbeits- und Entscheidungsprozesse des Menschen simuliert und vollautomatisch durchgeführt. Beispielsweise werden RPA-Lösungen für die Erstellung von Social-Media-Beiträgen, für den Versand generierter E-Mails oder auch für die telefonische Kundenberatung in Form von Interactive Voice Response eingesetzt. Basis der RPA-Technologie sind prozessorientierte Regelwerke und Schnittstellenadaptionen, mithilfe derer die Transaktionen vollautomatisch über mehrere IT-Systeme hinweg durchgeführt werden können. Die Erstellung bzw. das Modifizieren dieser Regelwerke kann ohne tiefere Programmierkenntnisse von den Unternehmen selbst durchgeführt werden.

Zum Zweiten zielt die RPA-Logik auf die sogenannte „Dunkelverarbeitung“. Unter Dunkelverarbeitung versteht man die vollautomatisierte Bearbeitung kompletter fachlicher Arbeitsschritte, wobei elementare Entscheidungen, Prüfungen und Fachsteuerungen vollständig durch die RPA-Technologie übernommen werden, ohne einen menschlichen Eingriff. Die RPA-Software enthält Regelwerke, die bestimmte Eingangsparameter prüft und über entsprechend gesetzte Schwellwerte bei deren Über- oder Unterschreiten eine automatische Fallbearbeitung durchführt. Diese Vorgänge werden damit „dunkel“, d.h. am Sachbearbeiter vorbei, durchlaufen. Beispielsweise kann die fachliche Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen dann automatisiert erfolgen, wenn bestimmte Schwellwerte einzeln und in Kombination nicht überschritten werden (Rechnungsbetrag, Bestellbezug, Kreditoren/Debitoren-Bezüge etc.).

Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung RPA entfaltet ihre größte Wirkung, wenn sie als Baustein in eine sehr modulare und prozessorientierte IT-Gesamtarchitektur integriert wird. Die Kombination aus Prozess-Engine und RPA-Logik wird deutlich sichtbare Rationalisierungs- und Automatisierungseffekte erzielen und so einen entscheidenden Beitrag zur Optimierung fachlicher Arbeitsprozesse leisten.

FREIHAFEN IT GmbH berät Interessenten und Kunden herstellerneutral über die Möglichkeiten eines gewinnbringenden Einsatzes von Prozessautomatisierungs-Technologien unter Berücksichtigung der bestehenden IT-Landschaften. Selbstverständlich unterstützen wir auch bei der Modellierung der Soll-Prozesse und bei der Projektierung zur Einführung derartiger Technologien.

Das FREIHAFEN Projektmanagement

Der demografischen Herausforderung begegnen

Wir als FREIHAFEN IT orientieren uns an dem prozessorientierten Ansatz der International Project Management Association (im Folgenden „IPMA“ genannt).

Für jeden relevanten Projektmanagementprozess beschreiben wir detailliert Input, Output, Rollen, Werkzeuge und Verfahren und definieren Messgrößen und kritische Erfolgsfaktoren.

Die Berater des FREIHAFEN IT haben durch ihre beruflichen Laufbahnen eine Vielzahl unterschiedlicher Projektmanagement-Methoden kennengelernt und sind größtenteils in diesen Methoden zertifiziert.

Dadurch können wir uns einen schnellen und guten Überblick in Ihren bestehenden Projektmanagement-Strukturen verschaffen und Ihnen die bestmögliche Kombination unterschiedlicher (PM-)Methoden und Instrumente anbieten.

Ergänzt wird dieses Vorgehen noch durch die von uns selbst entwickelte PRooPT-Methode, mit deren Hilfe es uns gelingt, für konkrete Vorhaben ein ganzheitliches Anforderungsprofil unter Beachtung möglicher Einflüsse, Veränderungen und Abhängigkeiten aus dem Umfeld des Detailprojekts zu erstellen und dabei auch Lösungsalternativen einen Raum zu geben.

Unabhängig sein von betrieblichen Abläufen – das ist für uns als externer Projektmanagement-Dienstleister ein entscheidender Vorteil. Damit ist die Sicht frei bei der Analyse der Ist-Situation, der Potenzialanalyse, der Zieldefinition und der Beachtung aller Einflussfaktoren, die auf dem Weg zum positiven Abschluss eine Rolle spielen. Das Ergebnis ist ein durchdacht und gradlinig geführtes Projekt, das Ihr Unternehmen sicher zu den definierten Zielen manövriert. Über 15 Jahre Erfahrung im Bereich Projektmanagement und Digitalisierung sorgen zusätzlich für ruhiges Fahrwasser.

Unser Leistungscontainer „Projektmanagement“:

• Klassisches Projektmanagement und agile Methoden GPM / PRINCE2 / IPMA / PMI / SCRUM 
• Multiprojektmanagement und die Betreuung von Großprojekten
• Neuaufstellung und Begleitung von laufenden und ins Stocken geratenen Projekten
• Begleitung von neuen Projekten von der Idee bis zum erfolgreichen Abschluss
• Projektcontrolling
• Analyseberatung durch PRooPT-Varianten

Damit Sie Projekte aller Größenordnungen in Zukunft auch komplett intern durchsteuern können, bieten wir Ihnen auch ein fundiertes Projektmanager-Coaching an. Ziel ist das Ausschöpfen vorhandener Ressourcen, das Erkennen neuer Potenziale und eine Stärkung der Zusammenarbeit aller Mitarbeiter.

Ein zusätzlicher Leistungscontainer umfasst:

• Teambildungsseminare/Teamanalyse 
• Mitarbeiterbeurteilung unter realen Bedingungen

FREIHAFEN-Strategie

Bisher haben wir beschrieben, mit welcher Methodik wir an unsere Kundenprojekte herangehen und welche Standards wir direkt oder orientierend verwenden. Durch dieses Vorgehen stellen wir sicher, dass unsere Projektarbeit die Zielvorgaben für die Qualität der Arbeitsergebnisse sowie für die Einhaltung von Zeit- und Budgetplänen bestmöglich erreichen kann.

Allerdings hängt die Erreichung dieser Zielvorgaben nicht ausschließlich von uns und unseren Beratern ab, sondern ebenfalls von den Ressourcen, Rahmenbedingungen und Parametern, die der jeweilige Auftraggeber – also Sie – zur Verfügung stellt.

Wir legen einen sehr großen Wert auf die aktive Mitarbeit des Auftraggebers. Wir planen nicht am grünen Tisch, sondern stimmen uns intensiv mit den beteiligten Menschen ab. Durch dieses Vorgehen gelingt es uns, alle für die erfolgreiche Projektierung erforderlichen Angaben prozessorientiert, mit Praxisbezug und unabhängig von Organisations- und Hierarchiegrenzen sehr wirksam einzusammeln. Weiterhin bildet sich dadurch sehr früh ein gemeinschaftlich und konstruktiv zusammenarbeitendes Gesamtprojektteam, bestehend aus Kunden- und FREIHAFEN-Mitarbeitern.

Wir haben im Lauf unserer langjährigen Projektarbeit immer wieder festgestellt, dass relevante und wichtige Anforderungen/Informationen erst nach dem Start der Projektarbeit transparent und sichtbar wurden. Aus dieser Erkenntnis ergaben sich oftmals Auswirkungen, die teilweise einen sehr massiven Einfluss auf den Projektverlauf, die Projektergebnisse sowie die Einhaltung von Zeit- und Budgetplänen genommen haben und dazu führten, dass der eigentliche Projektplan nicht eingehalten werden konnte.

Sie können sich sicherlich gut vorstellen, dass daraus oftmals schwierige Folgeabstimmungen erforderlich werden, die alle beteiligten Personen zeitlich und mental sehr in Anspruch nehmen oder zu massiven Verstimmungen zwischen den Projektbeteiligten führen.

Für den Projekterfolg ist es daher zwingend erforderlich, aus den zuvor identifizierten, analysierten und bewerteten Projektrisiken eine Präventivstrategie möglicher Gegenmaßnahmen abzuleiten.

Dabei verfolgen wir folgende grundlegende Ansätze:

• Vermeidung von Projektrisiken (z.B. durch transparente und klare Zieleformulierung sowie durch intensives Projekt-Controlling und Vorschalten der Analyseberatung PRooPTPLUS)
• Reduktion von Projektrisiken (z.B. durch umfangreiche, zeitnahe und zielgerichtete Projektkommunikation und Vorschalten der Analyseberatung PRooPTPLUS)
• Übertragung von Projektrisiken (z.B. an den Auftraggeber, abgesichert durch entsprechende Projektplanungen vor der Umsetzung)
• Akzeptanz (nur bei strategisch unbedeutenden Risiken)